NAWA-PROM 2025

Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego  w Warszawie otrzymał środki finansowe z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w kwocie 953 800,00 PLN na realizację  projektu w ramach programu pn.  PROM – krótkookresowa wymiana akademicka – nabór 2025.

Celem projektu jest

1)            Umiędzynarodowienie UKSW poprzez realizację krótkookresowej wymiany stypendialnej osób studiujących, doktorantów/tek oraz kadry akademickiej z kraju i z zagranicy,

2)            Rozwój kompetencji osób studiujących, doktorantów i doktorantek oraz kadry z kraju i z zagranicy poprzez realizacje krótkookresowej międzynarodowej wymiany stypendialnej,

3)            Wzrost jakości kształcenia dzięki realizacji krótkookresowych wymian osób studiujących, doktorantów i doktorantek oraz kadry z kraju i z zagranicy,

4)            Wzrost liczby zrealizowanych krótkookresowych mobilności. Uczestnicy projektu otrzymują stypendium naukowe oraz zryczałtowane środki na pokrycie kosztów podróży i kosztów utrzymania a także środki na  udział w konferencji.

Wysokość środków na koszty podróży i koszty utrzymania zależy od kraju docelowego. Stawki są dostępne w Załącznik do Regulaminu Rekrutacji.

W ramach projektu zostaną również pokryte rzeczywiste koszty opłat konferencyjnych, szkoleń, kursów etc. dla wybranych kandydatów. Maksymalna opłata może wynieść 1 000 zł.

Zaplanowano, że 103 osoby z UKSW otrzymają pełne finansowanie krótkiego wyjazdu do wybranego ośrodka oraz 54 miejsca dla osób przyjeżdzających z instytucji zagranicznych.

Mobilności mają przede wszystkim ułatwić podnoszenie kompetencji i kwalifikacji oraz przyczynią się do nawiązywania międzynarodowych kontaktów naukowych, które zaowocują wspólnymi projektami badawczymi i publikacjami.

Celem mobilności może być:

• pozyskanie materiałów do pracy doktorskiej lub artykułu naukowego;
• udział w kursie, warsztatach, konferencji lub w innych krótkich formach kształcenia;
• prowadzenie zajęć dydaktycznych;
• wykonanie kwerend archiwalnych lub bibliotecznych;
• udział w przygotowaniu międzynarodowego wniosku grantowego

Wyjazd musi się zakończyć najpóźniej w dn. 30.09.2026 r.

Krótkookresowa wymiana akademicka studentów/ek, doktorantów/ek i kadry akademickiej może zostać dofinansowana pod warunkiem, że spełnia wszystkie poniższe kryteria:

1)  Studenci/ki wyjeżdżający:

• zgłoszenie zostało wysłane w terminie organizowanego naboru (wszelkie zgłoszenia po terminie nie będą rozpatrywane) na wskazany w §2 ust. 9 adres e-mail,
• Kandydat posiada status czynnego studenta/ki studiów stacjonarnych (I, II stopnia lub jednolitych mgr)
• zgłoszenie dotyczy co najmniej jednej aktywności, o których mowa w §1 ust. 16 pkt 2 i spełnia warunki uprawnionego działania,
• planowane do realizacji w trakcie mobilności działania będą zgodne z zakresem i tematyką studiów będą mieć wpływ na rozwój naukowy Kandydata/ki,
• aktywność rozpoczyna się i kończy w okresie realizacji projektu, o którym mowa w §2 pkt. 2,
• zgłoszenie uzyskało pozytywną ocenę opiekuna merytorycznego wyjazdu/przyjazdu (dot. jakości programu wyjazdu, w tym adekwatność długości pobytu do planowanych działań, adekwatność zakresu działania Instytucji przyjmującej z kierunkiem studiów (max 30 pkt.),
• Kandydat/ka nie brał wcześniej udziału w Projekcie,
• mile widziane są dodatkowe osiągnięcia takie jak plany badawcze, osiągnięcia edukacyjne /naukowe, inne znaczące edukacyjne / naukowe aktywności uczestników,
• średnia ocen za rok akademicki 2024/2025 (powyżej 4,0)
• uczestnik/czka oświadczy znajomość języka angielskiego wg skali CEFR na poziomie co najmniej B1 lub innego poziomu / języka,
• aktywność naukowa w szczególności w kołach naukowych odpowiadających kierunkowi studiów (max 45 pkt);
• dodatkowe punkty premiowe za realizację w ramach projektu misji i strategii UKSW (max 5 pkt).

2) Studenci/ki przyjeżdżający/e

• – zorganizowane grupy wraz z opiekunami merytorycznymi z Włoch, Malty, Mołdawii zostaną zrekrutowane przez przedstawicieli zagranicznych uczelni zgodnie z limitami i kierunkiem kształcenia zapraszającego wydziału UKSW oraz zgodnie z założeniami Programu PROM i projektu.

3) Doktoranci/ki wyjeżdżający/e:

• zgłoszenie zostało wysłane w terminie organizowanego naboru (wszelkie zgłoszenia po terminie nie będą rozpatrywane) na wskazany w §2 ust. 9 adres e-mail,
• Kandydat posiada status czynnego doktoranta/tki,
• zgłoszenie dotyczy co najmniej jednej aktywności, o których mowa w §1 ust. 16 pkt 2 i spełnia warunki uprawnionego działania,
• planowane do realizacji w trakcie mobilności działania będą zgodne z zakresem i tematyką studiów czy działalności dydaktycznej / naukowej i będą mieć wpływ na rozwój naukowy Kandydata/ki,
• aktywność rozpoczyna się i kończy w okresie realizacji projektu, o którym mowa w §2 pkt. 2,
• zgłoszenie uzyskało pozytywną ocenę opiekuna merytorycznego/promotora: związek celu wsparcia oferowanego w ramach projektu oraz zakresu i tematyki z tematem przygotowywanego doktoratu i prowadzonymi w związku z tym badaniami (max 45 pkt), jakość programu wyjazdu, w tym adekwatność długości pobytu do planowanych działań, adekwatność zakresu działania Instytucji przyjmującej z tematyką prowadzonych badań (max 30 pkt);
• dorobek naukowy doktoranta wskazany w formularzu aplikacyjnym (max 20 pkt);
• dodatkowe punkty premiowe za realizację w ramach projektu misji i strategii UKSW (max 5 pkt);
• Kandydat nie brał wcześniej udziału w Projekcie;
• mile widziane są dodatkowe osiągnięcia takie jak plany badawcze, osiągnięcia edukacyjne /naukowe, inne znaczące edukacyjne / naukowe aktywności uczestników;
• Uczestnik/ka oświadczy znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B1 lub innego poziomu / języka;
• posiadanie zaproszenia/potwierdzenia zakwalifikowania do udziału w konferencji (może być w formie mailowej) od jednostki przyjmującej potwierdzającej możliwość zrealizowania mobilności na warunkach deklarowanych w formularzu aplikacyjnym

4) Kadra akademicka wyjeżdżająca/przyjeżdżająca:

• zgłoszenie zostało wysłane w terminie organizowanego naboru (wszelkie zgłoszenia po terminie nie będą rozpatrywane) na wskazany w §2 ust. 9 adres e-mail,
• Kandydat/tka posiada status czynnego pracownika/cy UKSW lub instytucji zagranicznej,
• zgłoszenie dotyczy co najmniej jednej aktywności, o których mowa w §1 ust. 16 pkt 2 i spełnia warunki uprawnionego działania,
• planowane do realizacji w trakcie mobilności działania będą zgodne z zakresem i tematyką działalności dydaktycznej / naukowej i będą mieć wpływ na rozwój naukowy Kandydata/tki,
• aktywność rozpoczyna się i kończy w okresie realizacji projektu, o którym mowa w §2 pkt. 2,
• zgłoszenie uzyskało pozytywną opinię Komisji rekrutacyjnej (brane pod uwagę będą m.in. związek celu wsparcia oferowanego w ramach projektu oraz zakresu i tematyki z działalnością naukową (40 pkt); dorobek naukowo-dydaktyczny (35 pkt.); jakość programu wyjazdu/przyjazdu, w tym adekwatność długości pobytu, adekwatność działania instytucji przyjmującej oraz programu pobytu z tematyką badań/działalności dydaktycznej (25 pkt.) i znalazło się na liście zakwalifikowanych osób do Projektu,
• Kandydat/tka nie brał wcześniej udziału w Projekcie,
• mile widziane są dodatkowe osiągnięcia takie jak plany badawcze, osiągnięcia edukacyjne /naukowe, inne znaczące edukacyjne / naukowe aktywności uczestników,
• Uczestnik/czka oświadczy znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B1 lub innego poziomu / języka,
• posiadanie zaproszenia/potwierdzenia zakwalifikowania do udziału w konferencji (może być w formie mailowej) od jednostki przyjmującej potwierdzającej możliwość zrealizowania mobilności na warunkach deklarowanych w formularzu aplikacyjnym,
• posiadanie zgody na realizację mobilności w ramach programu „PROM – krótkookresowa wymiana akademicka – nabór 2025” (dot. kadry akademickiej wyjeżdzającej), według wniosku – załącznika 9.
• W przypadku uzyskania przez studentów/-ki, doktorantów/-ki ubiegających się o wyjazd/przyjazd identycznej liczby punktów, Komisje rekrutacyjne mogą udzielić pierwszeństwa studentom/-kom i doktorantom/-kom ze starszych roczników.
• Priorytetem będą mobilności, które swoim zakresem będą obejmować działania zgodne z założeniami i strategią w zakresie umiędzynaradawiania Uczelni, oraz te, które będą zgodne z celami Projektu realizowanego w ramach Programu PROM, w tym z wymogami dot. minimalnej liczby osób uzyskujących kompetencje / kwalifikacje w projekcie (tj. minimum 80% uczestników), oraz udziału kadry w wymianie krótkookresowej nie przekraczającej 30% ogółu grupy docelowej Uczestników Projektu.
• Ocena formularzy aplikacyjnych będzie prowadzona z uwzględnieniem kryteriów określonych w projekcie odrębnych dla każdej kategorii Uczestnika/czki: studenta/ki, doktoranta/ki, kadry akademickiej.

Opracowano na podstawie Regulaminu rekrutacji i realizacji projektu
pn. „PROM- KRÓTKOOKRESOWA WYMIANA AKADEMICKA”
realizowanym na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.

Regulamin rekrutacji i realizacji projektu pn. „PROM- KRÓTKOOKRESOWA WYMIANA AKADEMICKA” realizowanym na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie określa grupy docelowe, kryteria naboru, termin uruchomienia rekrutacji, określenie efektów uczenia się na ogólnym poziomie (załącznik 4); oraz oceny efektów uczenia się po zakończeniu wsparcia wraz z metodami weryfikacji.

Rekrutacja będzie skierowana do studentów/ek, doktorantów/ek oraz kadry akademickiej.

Rekrutacja będzie uruchomiona w IV kwartale 2025 r. dla uczestników/czek wyjeżdżających oraz w I kwartale 2026 r. dla uczestników/czek przyjeżdżających i prowadzona w formie on-line z możliwością wyboru jednego z dwóch języków: polskiego lub angielskiego.

Rekrutacja zostanie ogłoszona za pośrednictwem wielu kanałów komunikacyjnych, prowadzona za pośrednictwem formularza aplikacyjnego  (załączniki 1a-1c) dostępnego na uczelnianej stronie internetowej jednostki organizacyjnej UKSW prowadzącej nabór za pośrednictwem strony internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej UKSW (§2 ust. 8).

Rekrutacja będzie prowadzona do wyczerpania miejsc. W przypadku wolnych miejsc zostanie przeprowadzona rekrutacja uzupełniająca.

Procedura rekrutacyjna do Projektu obejmuje:
1) zgłoszenie kandydata/ki wysłane na  adres e-mail wskazany w §2 ust. 9 – formularz aplikacyjny dostępny na uczelnianej stronie internetowej jednostki organizacyjnej UKSW prowadzącej nabór za pośrednictwem strony internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej UKSW (załączniki nr 1a-1c) wraz z załączonymi do nich oświadczeniami i dokumentami;
2) indywidualną ocenę formalną i merytoryczną złożonych formularzy z uwzględnieniem kryteriów określonych w projekcie dla studenta/ki, doktoranta/ki, kadry akademickiej, w tym weryfikacja statusu kandydata/ki (dotyczy wyjeżdżających studentów/ek, doktorantów/ek, kadry akademickiej);
3) ogłaszanie wyników: lista zakwalifikowanych kandydatów/ek, lista rezerwowa, lista osób z negatywną oceną, niezakwalifikowanych do Projektu;
4) przygotowanie i podpisanie protokołu z posiedzenia komisji rekrutacyjnej, odbywającego się nie rzadziej niż raz w miesiącu od uruchomienia rekrutacji do końca realizacji projektu;
5) wysyłanie decyzji Komisji rekrutacyjnej do kandydatów/ek.
Formularze aplikacyjne niespełniające kryteriów formalnych zostaną odrzucone i nie podlegają dalszej ocenie.
6) Zakwalifikowani do Projektu zostaną kandydaci/tki, którzy uzyskali największą liczbę punktów na liście rankingowej z wszystkich otrzymanych formularzy aplikacyjnych, biorąc pod uwagę dostępność miejsc i projektowych środków finansowych.
7) Decyzja Komisji rekrutacyjnej jest wysyłana na adres e-mailowy Kandydata/ki wskazany w formularzu aplikacyjnym w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu z posiedzenia komisji rekrutacyjnej.
8) Od negatywnej oceny Komisji Kandydaci/tki mogą się odwoływać pisemnie w terminie 14 dni roboczych od dnia powiadomienia ich o decyzji, wysłanej pocztą elektroniczną na adres e-mailowy Kandydata/ki wskazany w formularzu aplikacyjnym do biura realizującego projekt: Ośrodek Zarządzania Projektami na adres: ul. Dewajtis 5, pok. 53, 01-815 Warszawa lub adres mailowy: ozp@uksw.edu.pl
9) W przypadku rezygnacji Kandydata/ki z udziału w Projekcie, Komisja zakwalifikuje do udziału osobę z listy rezerwowej.
10) W przypadku pozytywnej oceny Komisja przyznaje Uczestnikowi/czce dofinansowanie mobilności w wysokości zgodnej z zasadami programu PROM i Projektu.
11) Dokumenty rekrutacyjne Kandydata/ki do uczestnictwa w Projekcie:

-formularz aplikacyjny (online), stanowiący załączniki 1a-1c;
-informacja o przyjęciu abstraktu na konferencję, potwierdzenia zakwalifikowania do udziału w konferencji (w przypadku Kandydatów/ek uczestniczących w konferencji);
-informacja o zaproszeniu z instytucji zagranicznej dotyczy doktorantów/-ek oraz kadry akademickiej wyjeżdżającej;
– CV Kandydata/ki dostarczone przez Kandydata/kę (dot. kadry akademickiej przyjeżdzającej);  -Wniosek o zgodę na realizację mobilności w ramach programu „PROM – krótkookresowa wymiana akademicka – nabór 2025” (dot. kadry akademickiej wyjeżdzającej), załącznik 9;-Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Rekrutacja do Projektu uwzględni zasady bezstronności, jawności i przejrzystości, w poszanowaniu równych szans i równych praw (min. ze względu na płeć), oraz będzie dostosowana do osób z niepełnosprawnościami i z mniejszymi szansami.

Przystąpienie Kandydata/tki do procesu rekrutacji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu wraz z jego załącznikami.

Opracowano na podstawie Regulaminu rekrutacji i realizacji projektu
pn. „PROM- KRÓTKOOKRESOWA WYMIANA AKADEMICKA”
realizowanym na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.

Regulamin rekrutacji: Regulamin PROM 2025

Załączniki do regulaminu:

1. Wzór Formularza aplikacyjnego studenta/ki  Załącznik 1a

2. Wzór Formularza aplikacyjnego doktoranta/ki  Załącznik 1b

3. Wzór Formularza aplikacyjnego kadry akademickiej Załącznik 1c

4. Wzór Umowy między beneficjentem a Uczestnikiem/czką projektu Załącznik 2

5. .Zryczałtowane koszty utrzymania i zakwaterowania Załącznik 3a

6.  Koszty podróży w zryczałtowanej mobilności z Polski lub do Polski Załącznik 3b

7.  Stypendia dla uczestników/czek Projektu Załącznik 3c

8. Opis ogólnych efektów uczenia się dla grup docelowych  Załącznik 4

9. Karta kompetencji uczestnika: Załącznik 5

10. Zaświadczenie o odbyciu mobilności/ Certyfikat wydany przez instytucję przyjmującą / organizującą  Załącznik 6

11. Certyfikat / Mikropoświadczenie  Załącznik 7

12.Zakres danych na podstawie Wzoru formularza danych osobowych uczestnika projektu Załącznik 8

13. Wniosek o zgodę na realizację mobilności w ramach programu „prom – krótkookresowa wymiana akademicka – nabór 2025” (dot. kadry akademickiej wyjeżdzającej) Załącznik 9

Klauzule do pobrania:

Klauzula informacyjna instytucji zarządzającej – Ministra Właściwego Do Spraw Rozwoju Regionalnego Klauzula_MFiRR

Klauzula informacyjna Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej dotycząca przetwarzania danych osobowych uczestników Klauzula_NAWA 

Klauzula informacyjna instytucji pośredniczącej – Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Klauzula_NCBR

Klauzule zeskanowane z podpisem odręcznym należy dostarczyć jako oryginały (papierowe) do Ośrodka Zarządzania Projektami – na etapie podpisania umowy o realizację mobilności. Nie dotyczy to tych podpisanych elektronicznie.

Komplet dokumentów proszę przesłać na adres e-mail: prom@uksw.edu.pl

Harmonogram form wsparcia dla uczestników – harmonogram form wsparcia dla uczestników projektu 

Tu pojawią się wyniki rekrutacji – Link…

Recruitment Policy – link

Annexes to the Regulations:

• Template of the Student Application Form – Annex 1a

• Template of the Doctoral Student Application Form – Annex 1b

• Template of the Academic Staff Application Form – Annex 1c

• Template of the Agreement between the Beneficiary and the Project Participant – Annex 2

• Lump-Sum Subsistence and Accommodation Costs – Annex 3a

• Travel Costs under Lump-Sum Mobility from or to Poland – Annex 3b

• Scholarships for Project Participants – Annex 3c

• Description of General Learning Outcomes for Target Groups – Annex 4

• Participant Competence Record Sheet – Annex 5

• Certificate of Completion of Mobility / Certificate Issued by the Host / Organising Institution – Annex 6

• Certificate / Micro-credential – Annex 7

• Scope of Data Based on the Template of the Project Participant Personal Data Form – Annex 8

• Application for Consent to Implement Mobility under the Programme “PROM – Short-Term Academic Exchange – Call 2025” (applicable to outgoing academic staff) – Annex 9

Clauses available for download:

• Information Clause of the Managing Authority – the Minister responsible for Regional Development (Clause_MFiRR)

• Information Clause of the Polish National Agency for Academic Exchange regarding the processing of personal data of participants (Clause_NAWA)

• Information Clause of the Intermediate Body – the National Centre for Research and Development (Clause_NCBR)

Scanned clauses bearing a handwritten signature must be submitted as original hard copies to the Project Management Office at the stage of signing the mobility agreement. This does not apply to documents signed electronically.

Please send the complete set of documents to the following e-mail address: prom@uksw.edu.pl